La instrucción No.1 del 14 de diciembre de 2018 del Ministerio de Justicia recoge indicaciones para la simplificación de trámites, procesos, así como reducción de documentos en la actividad notarial y registral, según explicó a Vanguardia, Mariela León Morales jefa del departamento de notaría de la Dirección Provincial de Justicia en Villa Clara.
En aras de eliminar cargos y trámites innecesarios a la población se aprobó, en relación con los datos personales que se toman para la comparecencia de la escritura, que aquellos que no estén en el carnet de identidad, como el lugar de nacimiento, el estado conyugal y la ocupación, se tomarán por declaración, por lo que ya no hay necesidad, por ejemplo, de solicitar una certificación de soltería en el caso del estado conyugal.
En cuanto a la autorización de escritura de matrimonio y testamento, si la unidad notarial y la oficina registral están ubicadas en el mismo lugar, el notario puede ir a la oficina del registrador para saber el estado conyugal de la persona que se va a casar.
Para los casos traslativos de dominio, ya sea donación, compra venta, permuta, no se exige a las partes que acrediten documentalmente el estado conyugal, basta con su declaración, al recaer en ellos la responsabilidad de su certeza.
En la declaratoria de heredero no procede la subsanación de la certificación de defunción en cuanto al estado conyugal cuando difiere del que declare el promovente o se omita. Es decir, fallece una persona y trae una certificación de defunción que afirma que es soltero. Luego vienen los familiares aseguran que es divorciado, pero sino trasciende el llamado de la herencia no modifica la certificación.
León Morales recalcó que las certificaciones que emite el Registro del Estado Civil no tienen vencimiento, excepto las certificaciones de soltería y de capacidad legal para formalizar matrimonio en el exterior, esta última tiene un plazo de vigencia de 180 días.
Por otro lado, no resulta necesaria la actualización de la copia de la escritura del testamento con que cuenta la persona interesada si dispone de esta, basta con que pruebe que es la última disposición testamentaria y posea los documentos que la acreditan.
La no tenencia de una vivienda en propiedad o copropiedad se tomará por declaración bajo la responsabilidad de quien lo refiere, sin necesidad de acreditarlo documentalmente. Es improcedente exigir el pago de otras deudas que no se relacionen con el inmueble a transmitir por contrato de compra venta. La jefa del departamento de notaría de la Dirección Provincial de Justicia explicó que le estaban solicitando a las personas que iba a vender su casa que acreditaran que no tenían, por ejemplo, la deuda del televisor o el refrigerador.
También se vuelve improcedente exigir al heredero que pretenda adjudicarse un bien inmueble destinado a vivienda que pruebe que residía en el mismo en el momento del fallecimiento del titular. Deja de ser necesario porque en la legislación vigente la ocupación ya no constituye un requisito para adjudicárselo, pues prima hoy el derecho hereditario.
Con la nueva instrucción pueden combinarse en una escritura actos de ampliación y remodelación de viviendas o aceptación de herencia con declaración de acciones constructivas u otros actos. Esto permite unir varios documentos en uno solo y la persona tendrá que aportar solo el sello que se solicite para este único documento.